La dématérialisation consiste à remplacer les supports physiques d’information (papier, films, bandes magnétiques…) par des fichiers numériques. Il s’agit de transformer des documents matériels en données immatérielles stockées informatiquement. Cela concerne tous types de documents : factures, contrats, dossiers RH, bons de commande, etc.
On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents sont directement créés au format numérique, sans passer par une étape papier. Le passage au « zéro papier » devient un objectif stratégique pour de plus en plus d’entreprises.
🖥️ La dématérialisation, une révolution pour les entreprises
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Les avantages de passer au tout numérique
La dématérialisation offre de nombreux bénéfices concrets pour les organisations :
- Réduire les coûts liés à l’impression, l’envoi et le stockage des documents papier. Une facture dématérialisée coûte 2 à 3 fois moins cher qu’une facture physique.
- Gagner de la place en se débarrassant des armoires et classeurs remplis d’archives. Les locaux peuvent ainsi être optimisés.
- Faciliter l’accès, le partage et la modification des documents, consultables n’importe où et n’importe quand depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
- Accélérer les processus en automatisant les tâches répétitives et chronophages de tri, classement, saisie… Les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Sécuriser les données sensibles grâce à des systèmes d’archivage électronique et des sauvegardes. Le risque de perte ou de destruction est minimisé.
- Fluidifier la communication et la collaboration entre les services mais aussi avec les partenaires externes (clients, fournisseurs, banques, administrations…).
- Réduire l’empreinte écologique en économisant du papier et en diminuant les transports. Un geste pour la planète.
Selon une étude, 80% des dirigeants estiment que l’environnement de travail sera entièrement virtuel d’ici 2024. La crise sanitaire a accéléré cette mutation digitale.
✅ Quels documents peut-on dématérialiser ?
En théorie, tout document professionnel peut être numérisé. Voici les principaux concernés :
Les documents administratifs
Bulletins de paie
Contrats de travail
Dossiers du personnel
Notes de frais
Factures fournisseurs
Relevés bancaires
Déclarations fiscales et sociales
Bons de commande
Bons de livraison
Devis et propositions commerciales
Contrats et CGV
Les documents transactionnels
Factures clients
Bons de livraison
Accusés de réception
Tickets de caisse
Pièces comptables
Avoirs et remboursements
Bons d’expédition et lettres de transport
Commandes import/export
Les documents relationnels
Courriers et lettres commerciales
E-mails
Enquêtes et sondages
Formulaires de contact et demandes d’information
Réclamations et litiges
Scripts et mailings
Brochures et catalogues
Support client (FAQ, manuels…)
Certains documents nécessitant une valeur légale comme les contrats ou factures doivent faire l’objet d’une dématérialisation sécurisée pour avoir une portée juridique.
👨💼 L’implication des collaborateurs, facteur clé de succès
Former et accompagner au changement
Dématérialiser les processus ne se limite pas à déployer des solutions technologiques. C’est un véritable projet de conduite du changement qui impacte l’ensemble de l’entreprise.
Pour une transformation réussie, il est primordial d’embarquer tous les collaborateurs quel que soit leur niveau de maturité numérique. Des actions de formation et de sensibilisation sont indispensables pour qu’ils s’approprient les nouveaux outils et méthodes de travail.
L’accompagnement par des experts (consultants, éditeurs de logiciels…) est souvent un gage de réussite. Ils aident à définir une stratégie adaptée et un plan d’actions concret.
La nécessaire refonte des processus
La dématérialisation implique de repenser les processus existants et les interactions entre les différents acteurs. L’enjeu est d’optimiser les flux d’information et de gagner en efficacité opérationnelle.
La simple réplication des processus « papier » dans un environnement digital est vouée à l’échec. Il faut revoir l’organisation de fond en comble pour tirer pleinement parti des possibilités offertes par le numérique.
Par exemple, pour la gestion des factures fournisseurs :
Automatiser l’intégration des données (OCR, IA…)
Mettre en place des workflows de validation électronique
Réconcilier les paiements automatiquement
Archiver les documents de façon sécurisée
Générer des indicateurs de pilotage
Cette refonte est aussi l’occasion de s’interroger sur la pertinence de certains processus et d’éliminer ceux qui n’ont plus de valeur ajoutée.
🔒 Cybersécurité et protection des données, des enjeux cruciaux
Garantir la confidentialité et l’intégrité
La dématérialisation soulève des questions sur la sécurité et la confidentialité des informations, notamment avec le cloud computing.
Il est essentiel de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données sensibles :
Authentification forte des utilisateurs
Gestion fine des droits d’accès
Chiffrement des données
Traçabilité des actions (qui a fait quoi et quand)
Tests d’intrusion réguliers
Certification des prestataires (hébergeurs, éditeurs…)
Formation et sensibilisation à la sécurité
Le RGPD impose aussi de recueillir le consentement des personnes et de leur garantir un droit d’accès, de rectification et d’effacement de leurs données.
L’archivage électronique à valeur probante
Pour avoir une valeur juridique, les documents dématérialisés doivent être conservés sur le long terme dans des conditions garantissant :
Leur intégrité (non altération)
Leur lisibilité
Leur traçabilité
Leur pérennité (support, format…)
C’est le rôle des solutions d’archivage électronique certifié comme les Systèmes d’Archivage Electroniques (SAE). Elles assurent la recevabilité des documents numériques comme preuves en cas de litige.
De plus en plus d’obligations légales imposent ce type d’archivage, notamment pour les documents fiscaux et sociaux avec des durées pouvant aller jusqu’à 10 ans.
Le marché de l’archivage électronique à valeur probante a progressé de 19% entre 2021 et 2022. Il atteindra 125 millions d’euros en 2024 selon Markess.
💶 Un levier de performance économique
Des gains financiers substantiels
Au-delà des avantages opérationnels, la dématérialisation génère des économies significatives pour les entreprises.
Selon les experts, un projet global peut rapporter plusieurs millions d’euros grâce à :
La baisse des coûts d’impression et d’envoi des documents
La réduction des frais de stockage et d’archivage physique
Les gains de productivité liés à l’automatisation des tâches
La diminution du besoin en main d’œuvre
L’optimisation de la trésorerie (délais de paiement réduits)
L’augmentation du chiffre d’affaires (meilleur taux de transformation)
Une étude montre que la dématérialisation des factures fournisseurs permettrait d’économiser 3,25€ par facture. Soit un gain potentiel de 325 000€ par an pour une entreprise traitant 100 000 factures.
L’exemple des services bancaires
Le secteur bancaire est l’un des plus matures en matière de transformation numérique. Les établissements ont massivement investi pour digitaliser la relation client.
Aujourd’hui, 63% des Français utilisent les services bancaires en ligne et 37% ont adopté la signature électronique des contrats (chiffres Deloitte 2022).
Cette évolution a permis aux banques de :
Fermer des agences physiques
Réduire les effectifs au guichet
Augmenter les ventes en libre-service
Fluidifier les parcours clients
Mieux connaître et cibler les clients
Développer de nouveaux services à distance
Résultat : une baisse de 16% des coûts opérationnels entre 2015 et 2022. Et une hausse de 8% du produit net bancaire sur la même période.
Un modèle inspirant pour les autres secteurs d’activité.
🌿 La dématérialisation, un engagement RSE
Réduire l’impact environnemental
En limitant l’usage du papier, les entreprises participent à la préservation des forêts et de la biodiversité.
1 tonne de papier = 17 arbres abattus
Or, un employé de bureau consomme en moyenne 70 kg de papier par an
Soit l’équivalent de 34 ramettes A4
Et un coût moyen de 400 euros par an et par salarié
En France, 25% des déchets des entreprises sont constitués de papier. Dont seulement 20% est recyclé.
Par ailleurs, stocker des documents papier consomme beaucoup d’énergie :
Chauffage et climatisation des locaux
Éclairage
Sécurité incendie
Matériel de manutention
Sans compter le transport par route qui génère des émissions de CO2.
A l’inverse, les data centers ont une empreinte bien plus faible grâce à :
Des systèmes de refroidissement optimisés
L’utilisation d’énergies renouvelables
La mutualisation des ressources informatiques
Opter pour la dématérialisation, c’est donc faire un geste concret pour la planète.
Renforcer son image écoresponsable
Au-delà de l’impact environnemental réel, passer au « zéro papier » est aussi un acte symbolique fort.
C’est l’occasion de communiquer auprès de ses parties prenantes sur son engagement en faveur du développement durable.
Cela permet de renforcer son image de marque et sa réputation sur un sujet de plus en plus important aux yeux des consommateurs, des employés et des investisseurs.
D’ailleurs, de nombreux labels et certifications valorisent les démarches de transformation numérique responsable :
Numérique Responsable
GreenIT
Zéro Carbone
ISO 14001
Entreprise à mission
Un argument différenciant dans un monde de plus en plus concurrentiel.
📈 Passer à l’action : les clés d’un projet de dématérialisation réussi
Définir une stratégie
Avant de se lancer, il est essentiel de fixer des objectifs clairs et mesurables. Qu’attend-on concrètement de la dématérialisation ?
Réduire les coûts ?
Améliorer la productivité ?
Fluidifier les relations clients ?
Renforcer la sécurité ?
Être conforme aux réglementations ?
Réduire son empreinte environnementale ?
Une fois la vision définie, il faut établir une feuille de route et un plan d’action détaillé en mode projet.
Quelques bonnes pratiques :
Nommer un sponsor au plus haut niveau (DG, DAF..)
Désigner un chef de projet transversal
Identifier les acteurs clés (métiers, DSI, externes)
Cartographier et prioriser les processus à dématérialiser
Choisir les bons outils et prestataires
Prévoir un budget suffisant (ROI à moyen terme)
Définir des indicateurs de suivi
Communiquer régulièrement auprès des équipes
Accompagner le changement
La conduite du changement est cruciale pour créer l’adhésion des collaborateurs. Il faut les informer en amont et les impliquer tout au long du projet.
Quelques leviers d’action :
Expliquer les enjeux et les bénéfices attendus
Lever les freins et les craintes
Proposer des formations adaptées
Mettre en place un support utilisateurs réactif
Valoriser les succès et les bonnes pratiques
Ajuster si besoin en fonction des retours
L’idée est de faire de chaque salarié un acteur du changement et non de le subir. C’est la clé pour ancrer durablement de nouveaux réflexes.
Choisir les bons outils et prestataires
L’offre technologique est foisonnante et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Voici quelques critères à prendre en compte :
L’adéquation avec les besoins métiers
La facilité de prise en main
L’interopérabilité avec le SI existant
La scalabilité et l’évolutivité
Les services associés (paramétrage, maintenance…)
La localisation des données (en France, en Europe)
Les certifications (sécurité, archivage probant…)
Le coût total de possession
N’hésitez pas à tester plusieurs solutions, demander des démos et POC, échanger avec des pairs ayant déjà franchi le pas. Les témoignages clients sont précieux !
De même pour le choix des prestataires : faites jouer la concurrence et challengez les sur leur expérience, leurs références, leur capacité à vous accompagner.